Sprawna ewidencja i szybki dostęp do dokumentów, akt oraz innych informacji wspierających zarządzanie.
W każdej firmie ważna jest skuteczna ewidencja dokumentów i akt oraz innych form organizacji materiałów pomagających w zarządzaniu. Aby to zrobić, potrzebne jest efektywne narzędzie umożliwiające sprawną ewidencję, a następnie bieżący dostęp do dokumentacji. Z pomocą przychodzi Evimaster.
Gdy rozrasta się firma (oddziały, liczba Klientów, pracowników, projektów, lata działalności, itp.) ewidencjonowanie dokumentów stwarza coraz większe problemy. Wyzwaniem jest często także dostęp do informacji i akt z pierwszych lat istnienia firmy.
Dzieje się tak, ponieważ właściciele skupiają się na aktualnych projektach i zadaniach, a przez to trudno im zaprzątać sobie głowę starszymi, ale nadal bardzo ważnymi danymi. Dlatego tak ważna jest organizacja swojej pracy, począwszy od managementu i działu księgowego, a skończywszy na listach obecności pracowników, danych o ich urlopach, czy ocenach okresowych.
Ewidencja dokumentów – problemy:
Problemy z organizacją i przepływem dokumentacji pojawiają się przede wszystkim gdy:
Ewidencja dokumentów i akt - oto rozwiązanie
Ewidencja dokumentów - znacznik RFID
Znacznik RFID umieszczony na dokumencie, pozwala na zakodowanie niewielkiej ilości informacji wystarczającej do:
- wskazania dokładnej lokalizacji dokumentu,
- podania danych osoby ostatnio korzystającej lub wypożyczającej dokument,
- poinformowanie o dacie ostatniej aktualizacji dokumentu,
- wskazanie autora lub autorów dokumentu,
- nadanie lub udzielenie informacji o uprawnieniach dotyczącej takiego dokumentu.
Czujniki zbliżeniowe RFID UHF wraz z oprogramowaniem PWSK Evimaster pozwalają na utrzymanie porządku w firmowym obiegu dokumentów. Jest to istotne nie tylko dla przejrzystości i optymalizacji działania firmy, ale także ze względów formalnych. Zarządzanie dokumentami doczekało się nawet swojej normy ISO 9001:2000, która wyraźnie wskazuje na aspekty:
- Identyfikacji dokumentów
- Czytelności dokumentów
- Aktualnej wersji dokumentów
- Dostępności dokumentów
- Bezpieczeństwa dokumentów
Ewidencja akt - czytnik RFID
- Biblioteki
- Instytucje rządowe
- Fundusze inwestycyjne
- Biura architektoniczne i projektowe
- Firmy ubezpieczeniowe
- Działy księgowości firm i instytucji państwowych
Najważniejszy zakres funkcji systemu Evimaster
Wirtualna mapa całego archiwum
Umożliwia podgląd „z lotu ptaka” całego systemu składowania i zarządzania dokumentacją. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie informacji o każdym miejscu składowania dokumentacji: począwszy od budynku, poprzez piętra i poziomy pomieszczeń, regały, a kończąc na konkretnej półce z poszukiwanymi aktami.
Szczegółowy rejestr dokumentacji
Każdy dokument lub dokumentacja techniczna mogą być oznakowane etykietami RFID. Tak stworzona baza danych będzie łatwa do przeszukania dzięki szczegółowym algorytmom.
Spis zdawczo-odbiorczy
Taki spis w świetle prawa jest potwierdzeniem przekazania dokumentacji do archiwów zakładowych/państwowych.
Rzeczowy wykaz akt
Numer każdej teczki jest odzwierciedleniem symbolu klasyfikacyjnego, a temat – hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt.
Szczegółowy opis dokumentacji
Każdą teczkę można dokładnie opisać wprowadzając następujące definiowane przez użytkownika dechy: nazwa, opis, rodzaj, język, liczba stron, wymiar itp.
Wypożyczanie dokumentacji
Podczas wypożyczania automatycznie generowana jest karta wypożyczenia na której składają podpisy: pracownika archiwum oraz osoby wypożyczającej. Wypożyczenie może wymagać autoryzacji użytkownika kartą zbliżeniową RFID.
Selekcja i wydzielanie dokumentacji
Funkcja przydatna, gdy partii narzędzi produkcyjnych kończy się data homologacji/licencji i dotycząca jej dokumentacja powinna to odzwierciedlać. Przy przekazywaniu dokumentacji do Archiwum Państwowego istnieje możliwość wyeksportowania przekazywanych pozycji do pliku Excela zgodnie z wymogami określonymi przez Archiwum Państwowe.
Wszystkie te możliwości przedstawia poniższy film:
Przetestuj za darmo system Evimaster
Zobacz jak łatwo możesz zarządzać majątkiem.
Pobierz wersję demonstracyjną lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
