O pomoc w uporządkowaniu swoich zasobów i majątku zwracają się do nas firmy z bardzo różnych branż. Nierzadko są to także instytucje publiczne, ponieważ ewidencja majątku dotyczy także ich. Tym razem podjęliśmy wyzwanie dostarczenia programu do inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia dla Szpitala Wojewódzkiego w Przemyślu. Kompleksowe zarządzanie aparaturą medyczną czyli ewidencja sprzętu medycznego to zadanie wymagające szczególnie dużo uwagi.
Służba zdrowia to specyficzny obszar działań naszej firmy. Szpitale, posiadając dużą ilość sprzętu medycznego, aparatury medycznej i wyposażenia, wymagają drobiazgowej i dokładnej inwentaryzacji. To wymaga unikalnego spojrzenia i dostosowania oprogramowania to zastanej na miejscu sytuacji.
Zastana sytuacja w szpitalu i cele wdrożenia
Okazało się, że szpital posiada ręcznie prowadzone kartoteki inwentarzowe środków trwałych, które w dodatku nie są aktualizowane ani uporządkowane. Dodatkowo cały majątek był oznaczony mało czytelnym numerem inwentarzowym, naniesionym za pomocą farby. Nic dziwnego, że szpital zmagał się z problemami znalezienia odpowiedniego mebla czy przedmiotu.
Aby usprawnić codzienne funkcjonowanie szpitala, potrzebne było:
- nowe, trwałe oznakowanie każdego z elementów majątku,
- kompletne spisanie go i założenie mu kartotek inwentarzowych,
- wykonanie spisu z natury wszystkich środków trwałych i wyposażenia wraz z informacją o ich położeniu i stanie technicznym,
- przekazanie wyników inwentaryzacji w postaci arkusza Excel do systemu księgowego.
Zarządzanie aparaturą medyczną – I etap wdrożenia – Znakowanie majątku
W skład posiadanego majątku przewidzianego do znakowania wchodziły:
- sprzęt i aparatura medyczna,
- wyposażenie sal pacjentów (meble, łóżka, stoliki, telewizory, itp),
- wyposażenie sal zabiegowych i wyposażenie sali operacyjnej,
- zaplecze techniczne, instalacje i aparatura dostarczająca media, tlen, warsztat naprawczy,
- pojazdy i ambulanse wraz z ich zawartością,
Szpital zdecydował się na oznakowanie całego majątku nowoczesnymi znacznikami RFID UHF. Zadecydowały o tym:
- trwałość etykiet i tagów RFID i ich odporność na eksploatację i zmywanie środkami odkażającymi,
- szybkość odczytu gwarantująca w przyszłości szybką lokalizację i inwentaryzację majątku,
- wygoda oznakowania różnorodnych powierzchni odpowiednio dobranymi etykietami RFID i tagami (chipami) w różnej postaci (pasków, pastylek, naklejek, do przynitowania itp).
Z uwagi na bardzo dużą ilość sprzętu, mebli i aparatury do oznakowania, a także zaległości inwentaryzacyjne, sam proces był dość długi. Postępował jednak systematycznie ze względu na bardzo dobre zorganizowanie.
Zarządzanie aparaturą medyczną – II etap wdrożenia – Spis z natury i inwentaryzacja majątku
Majątek był spisywany stopniowo, pokój po pokoju. Wykorzystywany był laptop z zainstalowanym oprogramowaniem Evimaster i wchodzącym w skład niego modułem Szybka Inwentaryzacja.
Dane posiadane przez szpital w postaci elektronicznej kartoteki środków trwałych i wyposażenia zostały zaimportowane do oprogramowania w sposób automatyczny z arkuszy Excel. Bardzo ułatwiło to i przyśpieszyło całą pracę.
Każda pozycja był wprowadzana do kartoteki łącznie z nazwą, szczegółowym opisem, numerem fabrycznym lub seryjnym, numerem inwentarzowym, parametrami i cechami. Sporządzano od razu dokumentację fotograficzną wyglądu i stanu urządzenia.
Każdy sprzęt medyczny został oznakowany specjalną etykietą RFID lub chipem zaprogramowanym za pomocą czytnika RFID UHF podłączonego do laptopa.
Na zakończenie oznakowania majątku i spisu z natury, został wygenerowany specjalny raport z inwentaryzacji z podziałem zasobów na lokalizacje w poszczególnych pokojach i odpowiedzialne za niego działy i osoby.
Osiągnięte rezultaty wdrożenia systemu RFID
Zaplanowane przez nas wspólnie ze szpitalem działania w kierunku oznakowania i inwentaryzacji majątku w pełni się sprawdziły.
Dzięki temu zasoby szpitala zostały zapisane w programie do ewidencji majątku Evimaster i w przyszłości łatwo będzie je jednoznacznie zidentyfikować, a także określić ich stan i położenie. Ewidencja sprzętu medycznego poddana została specjalnym procedurom.
Od tej chwili dodatkowe funkcje oprogramowania Evimaster do zarządzania zasobami dowolnej firmy lub przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane do:
- raportowania stanów magazynowych i stanów według lokalizacji,
- szybkiej lokalizacji potrzebnych środków w poszczególnych pomieszczeniach, salach szpitalnych, pokojach pacjentów,
- ewidencji kosztów eksploatacji, napraw i koniecznych remontów,
- kontroli terminów przeglądów technicznych, kalibracji, gwarancji i ubezpieczenia.
Dodatkowo wdrożone oprogramowanie do zarządzania majątkiem spowoduje kontrolę nad nim przez zarząd, zwiększenie poszanowania przez pracowników, lepsze jego wykorzystanie i zmniejszenie zakupów.
Jeżeli w Twojej firmie masz podobny problem z oznakowaniem i ewidencją środków trwałych, to skontaktuj się z nami w celu zaprezentowania wszystkich zalet takiego systemu. Niekoniecznie musi to być szpital lub inna jednostka służby zdrowia. Problemy z ewidencją majątku ma każda firma lub instytucja.
